Saat menelepon ke sebuah perusahaan, pasti Anda sering mendengar istilah sambungan ekstensi. Biasanya, setelah menekan nomor telepon yang dituju, Anda cukup menambahkan nomor atau kode ekstensi tersebut sehingga bisa langsung terhubung dengan divisi atau orang yang Anda inginkan.

Nah, meskipun sudah sering menggunakannya, tahukah Anda cara kerja nomor ekstensi ini? Yuk, cari tahu lebih lanjut!

Sambungan PABX

Untuk mengetahui cara kerja ekstensi telepon, Anda terlebih dahulu harus mengenal Private Automatic Branch eXchange atau yang biasa dikenal sebagai PABX. Sistem telepon PABX inilah yang membuat sebuah nomor telepon akhirnya bisa “bercabang” dan terbagi-bagi atas beberapa nomor ekstensi.

Bisa dibilang, sistem telepon PABX merupakan pusat kontrol telepon yang memiliki banyak sambungan kabel. Setiap ada telepon yang masuk, telepon tersebut langsung diarahkan oleh sistem telepon PABX kepada sambungan ekstensi yang dituju.

Jadi, di dalam sistem telepon PABX tersebut sebelumnya telah dimasukkan kode-kode ekstensi. Jumlah ekstensi yang terhubung bisa sampai ratusan nomor, lho. Salah satu contohnya adalah sistem telepon PABX OXO Connect R2 dari Alcatel Lucent Enterprise yang memiliki kemampuan menghubungkan hingga 300 ekstensi telepon.

Menghemat Biaya

Penggunaan sistem telepon PABX ini sangat berperan penting dalam menekan biaya operasional perusahaan. Pasalnya, penggunaan antarnomor ekstensi tidak dikenakan biaya. Anda pun bisa lebih mudah jika ingin membicarakan urusan pekerjaan.

Sistem telepon PABX juga memungkinkan Anda mengatur rekaman penerima pesan. Anda tentu sudah tidak asing lagi dengan suara operator telepon yang meminta Anda memilih menggunakan bahasa Inggris atau Indonesia, lalu mengarahkan Anda untuk menekan nomor ekstensi atau bantuan resepsionis. Semakin canggih lagi karena sistem telepon PABX modern pun bisa mengetahui detail penggunaan panggilan telepon setiap ekstensi jika diperlukan.

Dengan menggunakan PABX, karyawan di perusahaan bisa berkomunikasi antara satu sama lain menggunakan ekstensi telepon internal. Selain itu, sistem PABX juga bisa digunakan untuk menghubungkan karyawan dengan pelanggan atau klien yang menelepon dari luar perusahaan.

Sistem PABX juga memiliki fitur lain seperti voicemail, call forwarding, interactive voice responses (IVR), dan call recording.

Jenis-jenis PABX

1. PABX Tradisional: Ini adalah jenis PABX yang paling lama dan biasanya menggunakan kabel telepon fisik untuk menghubungkan panggilan. Sistem ini memiliki keterbatasan dalam hal jumlah saluran dan fitur yang tersedia.

2. IP PABX: Jenis PABX ini menggunakan jaringan internet untuk menghubungkan panggilan, yang memungkinkan jumlah saluran yang hampir tidak terbatas dan banyak fitur canggih. IP PABX juga bisa mengintegrasikan panggilan suara dengan email dan aplikasi lain.

3. Hybrid PABX: Seperti namanya, ini adalah kombinasi dari PABX tradisional dan IP. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menggunakan baik saluran telepon fisik maupun internet untuk panggilan, memberikan fleksibilitas yang lebih besar.

4. Hosted PABX / Virtual PABX: Dalam sistem ini, PABX berada di cloud dan dikelola oleh penyedia layanan. Ini menghilangkan kebutuhan untuk perangkat keras PABX fisik dan pemeliharaan yang terkait.

Keuntungan dari menggunakan sistem PABX antara lain memungkinkan perusahaan untuk memiliki kontrol yang lebih besar atas sistem telekomunikasi mereka, menghemat biaya dengan meminimalkan jumlah saluran telepon fisik yang dibutuhkan, dan memberikan fitur canggih yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.